Kiat Memulai Event Online-Offline: Merchandise, Branding & Supply Chain

Table of Contents

 

Pascapandemi kita mengalami berbagai macam perubahan kebiasaan, termasuk dalam mengadakan perhelatan/event. Sekarang kita mulai terbiasa dengan berbagai kegiatan daring dan hybrid. 

Menggelar event hybrid, gabungan online dan offline, telah menjadi strategi populer untuk menjangkau audiens yang lebih luas. Namun, mengelola dua ranah sekaligus membutuhkan perencanaan matang, terutama dalam urusan merchandise, branding, dan supply chain. Agar event tidak hanya sukses secara teknis tetapi juga meninggalkan kesan mendalam, penyelenggara harus memahami detail operasional secara menyeluruh.

7 Kiat Menyiapkan Event Hybrid

1. Merancang Identitas Brand Acara

Branding adalah pondasi utama event. Mulailah dengan menentukan nama acara, logo, warna utama, hingga pesan brand yang ingin dibawa. Identitas ini harus konsisten di seluruh platform: backdrop panggung, materi digital, hingga merchandise.

Branding yang kuat juga menciptakan emotional connection. Misalnya, penggunaan slogan unik atau “signature color” yang mudah diingat. Saat event berlanjut secara tahunan, identitas ini akan menjadi ciri khas yang dinantikan peserta.

2. Strategi Merchandise: Lebih dari Sekadar Souvenir

Merchandise bukan lagi pelengkap, melainkan bagian dari pengalaman. Pilih barang yang tidak hanya menarik, tetapi juga fungsional. Salah satu favorit peserta adalah tas serut custom, karena praktis, ringan, dan cocok untuk berbagai kegiatan. Selain itu, tote bag, tumbler, dan kaos edisi terbatas juga tetap populer.

Untuk event hybrid, siapkan dua jenis paket:

• Merchandise Fisik untuk peserta offline (kaos, tas, lanyard)
• Digital Kit untuk peserta online (wallpaper, file desain, voucher

Merchandise yang terkonsep baik dapat menjadi media branding berjalan, karena peserta sering menggunakannya setelah acara selesai.

3. Mengelola Supply Chain dan Kesiapan Vendor

Tantangan utama dalam event adalah memastikan logistik berjalan lancar. Di sinilah manajemen supply chain berperan. Mulai dari pemesanan merchandise, proses produksi, hingga distribusi ke peserta online di berbagai daerah, semuanya harus terencana.

Bila vendor merchandise berasal dari luar negeri atau platform internasional khususnya yang berasal dari China, beberapa penyelenggara event memanfaatkan jasa transfer RMB untuk pembayaran ke supplier luar negeri. Langkah ini membantu transaksi lebih aman dan kurs lebih stabil, terutama jika membeli bahan atau merchandise custom dari marketplace global.

Tips pengelolaan supply chain:

• Lakukan pemesanan minimal 30 hari sebelum event
• Perhitungkan stok cadangan 10–15%
• Gunakan jasa ekspedisi dengan pelacakan real-time

4. Membangun Interaksi antara Peserta Offline dan Online

Event hybrid harus memberikan ruang interaksi dua arah. Misalnya, menyediakan sesi Q&A live yang dapat diakses peserta daring, atau menyediakan voting interaktif dengan hasil yang ditampilkan di layar panggung.

Supaya merchandise lebih bermakna, Anda bisa menyisipkan aktivitas seperti:

• Photo challenge dengan hashtag event
• Giveaway untuk peserta yang aktif menjawab pertanyaan
• Merch drop untuk peserta online tercepat yang mengisi form

Dengan cara ini, merchandise tidak hanya menjadi hadiah, tetapi alat engagement yang memperkuat branding event.

Ilustrasi: Merchandise untuk event

5. Memanfaatkan Teknologi Pendukung

Platform konferensi video, aplikasi live polling, hingga sistem tiket digital harus dipersiapkan sejak awal. Teknologi juga membantu mengintegrasikan data distribusi merchandise dan registrasi peserta.

Jika memungkinkan, gunakan dashboard untuk melihat siapa saja yang sudah menerima merchandise fisik dan siapa yang perlu dikirim setelah acara. Proses ini mencegah data ganda dan memastikan keadilan bagi peserta.

6. Strategi Promosi dan Monetisasi Event

Event hybrid dapat menjadi sumber profit jika Anda mengelola sponsorship dan merchandise dengan cerdas. Misalnya, tawarkan paket sponsor dengan branding logo pada kaos atau tote bag. Anda juga bisa membuat merchandise edisi terbatas yang dijual secara online sebelum event berlangsung.

Untuk promosi, manfaatkan media sosial dan email marketing dengan menonjolkan sneak peek merchandise. Teaser seperti “Ikuti event ini dan dapatkan exclusive kit hanya untuk 500 pendaftar pertama!” terbukti efektif menarik antusiasme.

7. Evaluasi Pasca-Event dan Feedback Peserta

Setelah acara selesai, lakukan evaluasi terhadap distribusi merchandise, suplai vendor, hingga dampak branding. Kirimkan survei kepada peserta, baik offline maupun online, untuk menilai kepuasan mereka terhadap merchandise dan pengalaman event secara keseluruhan.

Feedback ini sangat penting untuk mengoptimalkan supply chain dan memutuskan apakah produksi merchandise berikutnya perlu ditambah, dikurangi, atau diganti jenisnya.

Menyatukan Pengalaman, Menciptakan Kesan

Memulai event online-offline bukan soal kemeriahan panggung dan koneksi internet saja. Dibutuhkan pengelolaan branding yang cermat, seleksi merchandise yang kuat secara identitas, serta supply chain yang tepat waktu. Kombinasi strategi ini akan menciptakan pengalaman yang tak hanya diingat, tetapi juga dirindukan untuk edisi berikutnya.

Dengan persiapan yang matang dan dukungan vendor profesional, event Anda dapat menjadi benchmark baru dalam era hybrid, menghubungkan audiens dari mana saja, tanpa batas ruang dan waktu.

Semoga bermanfaat, 

Salam,